Checklista när du byter redovisningsbyrå

När ett byte är rätt beslut

Många företagare stannar för länge hos en byrå som inte längre levererar vad de behöver. Det kan bero på att verksamheten har växt, att kommunikationen blivit sämre eller att man aldrig riktigt fick den personliga kontakt man förväntade sig. Att byta byrå är ett legitimt affärsbeslut och normalt enklare att genomföra än man tror.

Förseningar och kvalitetsbrister

Om momsdeklarationer, arbetsgivardeklarationer eller årsredovisningar återkommande lämnas in sent är det ett tydligt tecken på att samarbetet inte fungerar. Förseningar kan medföra förseningsavgifter och i värsta fall skapa problem med myndigheter.

Kvalitetsproblem kan också visa sig som felaktiga saldon, bristfällig bokföring eller oklara rapporter som inte speglar verkligheten. Om du som ägare inte förstår din egen ekonomirapport är det antingen ett kommunikationsproblem eller ett kvalitetsproblem – i båda fallen är det dags att agera.

Växande behov och mer komplex verksamhet

En byrå som fungerade när bolaget var litet kanske inte har kompetens eller kapacitet att hantera en verksamhet som vuxit. Kanske behöver du nu lönehantering för fler anställda, mer avancerad rapportering, internationell moms eller specialistkompetens kring ägarfrågor.

Det är inget fel på din gamla byrå om de inte har rätt kompetens för din nya situation – det är bara dags att hitta rätt match.

Så går bytet till

Processen att byta redovisningsbyrå är strukturerad och normalt smidigare än man föreställer sig. En professionell byrå tar ansvar för övergången och ser till att ingenting förloras på vägen.

Avtal och uppsägning

Börja med att kontrollera ditt avtal med nuvarande byrå. Vanligtvis finns en uppsägningstid på en till tre månader. Planera bytet så att tidslinjen stämmer med bokföringsperioderna – att byta vid ett räkenskapsårsskifte är ofta det enklaste men det är inte alltid nödvändigt.

Informera din nuvarande byrå skriftligen om att du avslutar samarbetet. En seriös byrå ska utan problem assistera med överlämningen och lämna ut allt material i ett ordnat skick.

Underlag, behörigheter och ansvar

Den nya byrån behöver tillgång till historisk bokföring, saldon, verifikationer, kontrakt med Skatteverket och eventuella behörigheter i bokföringsprogrammet. Be den nya byrån om en lista över vad de behöver – det gör processen tydlig.

Kom ihåg att ge den nya byrån fullmakt att agera gentemot Skatteverket. Det sker via Skatteverkets e-tjänster och är ett enkelt men viktigt steg.

Checklista för en trygg start

En bra överlämning innebär att den nya byrån tar över ett tydligt och komplett underlag. Här är de viktigaste punkterna.

• Aktuella saldon och ingående balanser bekräftade av ny byrå
• Tillgång till historisk bokföring och verifikationer
• Fullmakt till ny byrå via Skatteverket
• Avslutad behörighet för gammal byrå i era system
• Klarhet om vem som lämnar in eventuella öppna deklarationer
• Tydlig kontaktperson hos ny byrå från dag ett
• Plan för första månaden och vem som följer upp öppna frågor

Första månaden

Under den första månaden är det normalt att det ställs fler frågor än vanligt. En seriös byrå gör en genomgång av historiken och kontrollerar att allt stämmer innan de fortsätter bokföringen framåt. Det kan kräva lite mer av dig inledningsvis, men det är nödvändigt för att få en stabil grund.

Vem som gör vad

Var tydlig med ansvarsfördelningen från start. Din nya byrå ska ansvara för löpande bokföring, moms och deklarationer. Du som ägare ansvarar för att lämna in underlag i tid och att informera byrån om väsentliga förändringar i verksamheten.

En fast kontaktperson på byrån gör hela samarbetet enklare. Det är personen du ringer när något är oklart och som alltid har koll på ditt bolags situation.